Offres d’emploi et avis de marchés

• • Contribuer à la gestion des factures : réception, vérification, enregistrement ;
  • Contrôler les pièces comptables ;
  • Assurer la transmission des documents à l’agent comptable public ;
  • Mise à jour des comptes fournisseurs, tiers et redevables ;
  • Aider au suivi de la situation financière en collaboration avec la responsable du service et l’agent comptable public ;
  • Aider à l’élaboration des situations financières budgétaires ;
  • Assister aux réunions comptables ;
  • Participer aux clôtures mensuelles et annuelles ;
  • Participer à l’archivage et au classement des factures, de préférence de manière dématérialisée ;
  • Emettre des devis, des engagements (bons de commandes), des factures, des mandats de toute nature (en paiement, en annulation, complémentaire, en rejet, etc.), des titres de toute nature (exécutoire, en annulation, complémentaire, en rejet), etc.

Comptabilité :

En l’absence du personnel du Pôle Comptabilité, vous devrez assurer la continuité des activités en vous focalisant sur les tâches essentielles et urgentes ne pouvant attendre le retour de l’équipe dédiée, l’objectif principal consistant à assurer en toutes circonstances le bon fonctionnement de l’Office de tourisme.

Ces tâches essentielles et urgentes peuvent concerner les éléments suivants :

• Assurer une gestion comptable fluide, en se concentrant particulièrement sur les tâches critiques ne pouvant être différées ;
• Traiter les tâches afférentes aux contrôles des devis ainsi qu’à la vérification des factures et à leur enregistrement et transmission au comptable public pour paiement ;
• Maintenir le suivi financier et budgétaire pour garantir le fonctionnement optimal de l’Office de tourisme.

Cette liste n’est pas exhaustive et peut être amenée à évoluer selon les situations et les besoins de l’Office de tourisme.

Administration / Ressources Humaines :

• Support au processus d’achats ;
• Suivre des dossiers RH (congés, rédaction de note de service, etc.) ;
• Gestion administrative courante : rédaction de courriers, courriels, classement, archivage ;
• Gestion des commandes courantes (fournitures, etc.) ;
• Gestion des pannes ;
• Gestion du suivi et du paiement des contrats courants (charges, véhicules, assurances, téléphonie, etc.).

En l’absence du personnel du Pôle RH / Administration, les objectifs sont les mêmes, à savoir assurer en toutes circonstances la continuité des activités et le bon fonctionnement de l’Office de tourisme.

Dans ce cadre, les tâches essentielles et urgentes à réaliser peuvent concerner les éléments suivants (liste également non exhaustive) :

• • • Émettre des bons de commande pour les voyages et traiter les demandes d’avance et les notes de frais ;
    • Gérer les courriers entrants, les commandes de fournitures et les dépannages urgents ;
    • En cas d’absence de l’agent polyvalent, organiser son remplacement par le biais de prestataires externes ;
    • Répondre aux demandes urgentes du FEDER et/ou des marchés publics ;
    • Suivre les absences, gérer les entrées et sorties de personnel ;
    • Veiller au bon déroulement de la paie.

Compétences principalement requises

• Formation Bac +3 en comptabilité/gestion administrative/RH, ou expérience significative et réussie dans un poste similaire ;
• Maîtrise approfondie des outils bureautiques et des logiciels comptables (Progema souhaité) ;
• Compétences organisationnelles ;
• Capacité à communiquer efficacement, travailler en équipe et s’adapter rapidement à de nouveaux environnements ;
• Grande autonomie, rigueur et adaptabilité.

Vous disposez d’une capacité certaine à gérer et à organiser de manière efficace une variété de tâches.

Vos capacités de communication facilitent la mise en œuvre de vos missions.

Faisant preuve d’une grande rigueur, vous êtes adapté à un environnement dynamique.

Vous savez gérer votre temps et vous disposez d’une vraie capacité à prioriser vos tâches.

Vous faites preuve d’initiative et d’une aptitude à proposer des solutions.

Votre profil est complété par une maîtrise parfaite de la langue française et un bon niveau de l’anglais, indispensables pour collaborer efficacement au sein de l’Office de tourisme.

Afin de faciliter les interactions dans un contexte multiculturel et international, la connaissance d’une autre langue sera appréciée.